Ausgangsrechnungen - von säumigen Zahlern zu positiv überraschten Kunden

Neben den normalen Kundenbeziehungsaktivitäten lassen sich in der Kundenakte von JTheseus u.a. auch Ein- und Ausgangsrechnungen verwalten und über die Aufgabenliste schnell und gezielt verfolgen.

Einfach ein neues Projekt „Ausgangsrechnungen“ anlegen, für verschiedene Abläufe individuelle „Stati“ erfassen und die gewünschten Kundenadressen dem Projekt zuordnen, fertig. Die Rechnungen werden nun in der Kundenakte im Projekt „Ausgangsrechnungen“ als Aufgabe erfasst, mit einem Status, Verantwortlichkeiten sowie Fristen versehen und die Dokumente hinterlegt.

In der Aufgabenliste kann man sich dann, je nach Status, Verantwortlichkeit und Zeitraum, einen generellen Rechnungsüberblick verschaffen und Fristen verfolgen.

Beispiel:  Aufgabenliste für verschickte Rechnungen im Dezember und Januar

In der jeweiligen Kundenakte, in die man auch schnell durch Mausklick auf die Adresse in der Aufgabenliste gelangt, sind unter dem Button „Aufgaben“ in der Projektansicht „Ausgangsrechnungen“ die auf den Kunden bezogenen Rechnungen einsehbar. Auch hier kann man sich dann, gezielt nach Status, Verantwortlichkeit und Zeitraum, die entsprechenden Kunden­rechnungen anzeigen lassen.

Direkt aus dieser Anzeige heraus kann jetzt für evtl. Nachfragen der Kunde angerufen (Direktanwahl bei Anschluss der Telefonanlage), können eMails verschickt (mittels des integrierten eMail-Clients), Fristen neu geplant, Verantwortlichkeiten festgelegt oder aber auch Mahnungen auf der Basis von Vorlagen verschickt werden. Alles wird sofort dokumentiert und an der richtigen Stelle abgelegt.

Beispiel:  Kundenakte mit Darstellung des Projektes „Ausgangsrechnungen“ im Zeitraum Januar

Braucht man bestimmte Detailinformationen zu Rechnungen oder Mahnungen, gelangt man durch Mausklick auf die Notiz in die Dokumentenansicht und kann hier die Dokumente einsehen.

Die Dokumente können hierbei in beliebigen Formaten hinterlegt werden.

Beispiel:  Detailansicht einer gescannten Ausgangsrechnung in der JTheseus Kundenakte

Schnell und einfach kann man auf diese Art und Weise, neben der Dokumentation und Aufgabenplanung der normalen Kundenkontakte über Telefon, eMail, Fax und Brief, auch noch die Rechnungslegung mit dem Kunden abhandeln.

Alle kundenspezifischen Informationen sind somit in JTheseus zentral hinterlegt und durch die Projektorganisation strukturiert und gezielt erreich- und darstellbar.